?开发新客户：破冰语气要温暖不生硬
刚开始接触新客户，邮件语气太正式容易拉开距离，太随意又显得不够专业。这时候关键是让对方觉得你不是冷冰冰的推销机器，而是真的想和他聊聊。比如开头别用太生硬的 “尊敬的”，换成 “你好呀” 或者 “最近过得怎么样？”，一下子就拉近了距离。Mailr 里有个 “语气模板库”，专门针对新客户开发了 “轻商务友好型” 模板，里面自带 “观察到您在 XX 领域的成就，特别想和您聊聊” 这种开场句式，比自己瞎琢磨靠谱多了。
记得在介绍产品的时候，别像背说明书一样罗列功能，而是换成 “我猜您在 XX 环节可能会遇到 XX 问题，我们的 XX 功能刚好能帮您解决”。比如你是卖 CRM 系统的，就说 “我看您公司最近在拓展线下门店，员工客户信息同步是不是经常出错？我们的实时数据同步功能，能让门店和总部信息随时对齐，再也不用来回传表格了”。Mailr 的 “动态变量” 功能特别好用，把客户公司名称、最近动态这些信息提前设置好，发邮件时自动插入，每封邮件都像专门为对方写的。
?跟进潜在客户：把握分寸别让对方烦
跟进潜在客户最容易踩的坑就是太急功近利，隔三差五发消息催 “考虑得怎么样了”，换谁都觉得烦。这时候邮件语气得把握好，既不能太热情让对方有压力，也不能太冷淡让对方忘了你。正确的做法是提供有价值的信息，比如 “上周和您聊到 XX 问题，我整理了一份行业内类似情况的解决方案，您看看有没有参考价值”。Mailr 的 “跟进提醒” 功能可以设置间隔时间，比如第一次发完邮件 3 天后没回复，自动发一封补充资料的邮件，内容里别再提合作，就单纯分享干货。
还有个小技巧，发邮件时可以在结尾加一句 “如果暂时不需要也没关系，以后有相关信息我再定期给您分享”。这样对方不会觉得被纠缠，反而可能因为你的佛系留下好印象。Mailr 里有个 “语气检测” 功能，写完邮件点一下，就能知道你的语气是 “过度推销” 还是 “恰到好处”，新手用这个功能能少走很多弯路。比如你写 “这个优惠只剩 3 天了，赶紧下单吧”，检测结果会显示 “紧迫感过强”，换成 “优惠活动月底结束，您如果有兴趣可以随时找我了解”，语气就舒服多了。
?处理客户投诉：先安抚再解决问题
客户投诉的时候，情绪往往比问题本身更重要。这时候邮件开头第一句话一定要先安抚，比如 “实在不好意思，让您遇到这种情况”，千万别一上来就解释原因或者推卸责任。Mailr 里有专门的 “投诉响应模板”，开头固定用 “理解您的不满 + 明确表达歉意” 的结构，比如 “我完全理解您现在的生气，换作是我遇到这种事也会不舒服，真的很抱歉给您带来了麻烦”。
安抚完情绪之后，再分步骤说明解决办法，比如 “第一步，我们马上为您安排 XX；第二步，预计 XX 时间内给您反馈；第三步，后续会有专人跟进确保问题彻底解决”。每个步骤都写清楚具体做什么、谁来做、什么时候做完，让客户看到你是真的在积极处理。Mailr 的 “模板变量” 可以自动插入客户的订单号、问题描述，避免发错信息让客户更生气。另外，结尾别忘了加一句 “如果您还有其他需求，随时可以联系我，我 24 小时在线”，让客户感受到被重视。
?维护老客户：像朋友一样聊聊近况
老客户维护最忌讳的就是只在有生意的时候才联系，平时得像朋友一样偶尔聊聊近况。比如节假日发封邮件，别只说 “节日快乐”，可以加上 “看到您公司最近在 XX 领域有新动作，特别为您高兴，希望未来能继续合作”。Mailr 的 “客户标签” 功能很实用，把老客户按行业、合作年限、兴趣爱好分类，发邮件时针对不同标签设置不同内容。比如对喜欢参加行业展会的客户，邮件里可以说 “下个月 XX 展会我也会去，到时候要不要见个面喝杯咖啡？”
还有个细节，给老客户发邮件别太正式，用 “最近忙吗？”“看您朋友圈发的 XX，挺有意思的” 这种生活化的开场，比 “尊敬的客户您好” 亲切多了。Mailr 的 “自定义签名” 功能可以设置不同的落款，比如给老客户用 “你的朋友 XXX”，而不是冷冰冰的 “销售经理 XXX”。平时可以定期发一些行业报告、市场动态给老客户，邮件里加上 “特意给您留了一份，觉得对您可能有用”，让对方感受到你心里想着他，而不是只盯着他的订单。
?促销活动邮件：热情但别显得太功利
做促销活动时，邮件语气容易走两个极端：要么太冷淡，客户感觉不到优惠力度；要么太热情，显得像骗子。正确的做法是用 “分享好消息” 的语气，比如 “告诉您一个好消息，我们这次活动专门为老客户准备了 XX 专属福利”。Mailr 的 “促销模板” 里有很多现成的句式，比如 “别人都是 XX 元，您作为我们的 VIP 客户，专属价只要 XX 元”，既突出了优惠，又让客户觉得被重视。
写促销邮件时，别把所有优惠信息堆在一起，分点列清楚，比如 “第一重福利：下单立减 XX 元；第二重福利：加赠 XX 礼品；第三重福利：限时 XX 天额外赠送 XX 服务”。每个卖点都用简短的句子，加粗关键信息，比如 “仅限前 50 名客户”“下单即送价值 XX 元大礼包”。Mailr 的 “倒计时插件” 可以自动生成剩余时间，比如 “距离活动结束还有 3 天 12 小时”，放在邮件末尾提醒客户，但别用太多，不然会让人有压迫感。另外，记得在邮件里加一句 “如果您不需要这类信息，也可以告诉我，以后不再给您发”，显得更尊重客户。
?拒绝客户请求：礼貌拒绝留有余地
有时候客户提出的要求实在无法满足，这时候邮件语气一定要礼貌，别让对方觉得被冷落。开头先感谢对方的信任，比如 “特别感谢您对我们的认可，提出的需求我们都认真研究过了”。然后说明无法满足的原因，一定要具体，比如 “因为 XX 政策限制 / 技术原因 / 成本问题，目前确实没办法做到”，别用 “对不起，不行” 这种生硬的回复。Mailr 里有个 “拒绝模板”，结构是 “感谢 + 解释原因 + 提供替代方案”，比如 “虽然 XX 做不到，但我们可以为您提供 XX 服务，同样能解决 XX 问题”。
拒绝之后，别忘了表达继续合作的意愿，比如 “希望这次没能帮到您，但未来有其他需求随时可以找我们，我们一定全力配合”。这样即使这次拒绝了，客户下次有需求还是会想到你。Mailr 的 “个性化备注” 功能可以记录客户的特殊需求，下次沟通时提前看看，避免重复拒绝让客户反感。比如客户上次想定制某个功能被拒绝，这次发邮件时可以提一句 “之前您提到的 XX 功能，我们正在研发中，预计 XX 时间上线，到时候第一时间通知您”，让客户感受到你真的把他的需求放在心上。
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