想让AI模仿你的口吻写邮件？这个prompt指令模板一学就会

我发现很多人用 AI 写邮件时都有个头疼问题 —— 写出来的东西总像套模板，完全没有自己的说话味儿。客户收到可能觉得 “这人今天怎么这么官方”，同事看了可能疑惑 “这风格不像他啊”。其实不是 AI 不行，是你给的指令没说到点子上。今天就把我实测有效的 “AI 模仿口吻写邮件” prompt 模板分享出来，照着用，AI 写的邮件能和你亲笔写的几乎没差别。

很多人用 AI 写邮件，就丢一句 “帮我写封给客户的跟进邮件”。这就像让厨师做道菜，你只说 “做个菜”，他怎么知道你爱吃辣还是清淡？AI 也一样，它不知道你平时说话是直接还是委婉，习惯用短句还是长句，有没有常用的口头禅。

比如有的人发邮件爱说 “上次咱们聊到的 XX 事”，有的人习惯 “关于此前沟通的 XX 事项”。这些细微的表达习惯，就是 “口吻” 的核心。AI 本身没有 “读心术”，你不告诉它这些，它只能用最安全、最通用的语气来写，自然就没你的特色。

还有个常见误区 —— 只给目标，不给参考。你让 AI 模仿你，至少得让它看看 “原版” 是什么样吧？就像学画画得先看原作，AI 学你的口吻，也需要你的邮件样本当参考。这一点没做到，写出来的邮件肯定 “不像”。

想让 AI 模仿到位，给指令时必须说清三件事。这就像给 AI 画了张 “画像”，它照着画就错不了。

你的身份和沟通对象。同样一句话，对领导说和对下属说，语气能差很远。给 AI 指令时，先明确 “我是 XX 岗位，这封邮件发给谁”。比如 “我是市场部专员，这封邮件发给合作方的对接人，我们平时沟通比较轻松，不算特别正式”。AI 知道了这个前提，会自动调整语气的正式程度。

你的表达习惯细节。这是最关键的部分。你得把自己的 “说话密码” 告诉 AI。比如 “我写邮件喜欢用短句，不爱用太长的修饰词”“我习惯在结尾加一句‘有问题随时喊我’”“提到工作进度时，我会说‘目前推进到 XX 步’而不是‘现阶段已完成至 XX 环节’”。这些细节越具体，AI 模仿得越像。

过往邮件样本（选 1-2 段）。如果有现成的邮件，直接摘一段给 AI 当参考。比如 “你参考我之前写的这段：‘张哥，上周说的活动方案我改好了，重点调了预算部分，你看看有没有需要再改的，随时跟我说’—— 就按这个语气来写”。AI 能从样本里抓出你的用词偏好、句式特点，比你自己描述还准。

不同场景的邮件，口吻差别很大。我整理了职场最常用的 3 类场景模板，直接填空就能用，亲测有效。

场景一：给同事的协作邮件
模板：“帮我写一封给同事的邮件，内容是 [告知 XX 工作的进展 / 提醒 XX 任务的截止时间]。我是 [你的岗位]，和这位同事平时沟通很熟，说话比较直接，不用太客气。我平时写邮件习惯用‘咱们’‘咱们这边’，结尾常说‘有问题随时聊’。参考我之前的表达：‘李姐，上次说的报表我弄完了，放共享文件夹里了，你看看有没有问题’。注意用短句，别太书面化。”

实例：如果要提醒同事交方案，用这个模板生成的邮件可能是：“王哥，咱们上周说的活动方案，下周三就得交了，你那边进度怎么样？要是有卡住的地方，随时跟我说。”—— 完全是同事间聊天的口吻，一点不生硬。

场景二：给客户的跟进邮件
模板：“帮我写一封给客户的跟进邮件，内容是 [介绍新产品 / 跟进合作意向]。我是 [你的岗位]，和这位客户已经对接过 3 次，不算陌生但得保持专业。我说话习惯先聊两句近况，再切入正题，比如‘上次您说对 XX 感兴趣，最近我们刚好……’。常用表达有‘您看是否方便’‘有任何想法都可以告诉我’。参考我之前的邮件片段：‘张总，上次见面您提到关注成本问题，这次的方案我们特意优化了预算部分，附在后面了，您有空看看，有疑问随时联系我’。”

实例：用这个模板跟进合作，AI 可能会写：“刘总，上次咱们聊到的合作模式，我整理了个更详细的方案。知道您平时忙，我把重点标黄了，您先大概看看。要是觉得哪里不合适，或者有新想法，随时跟我说就行。”—— 既有专业度，又有熟悉感，客户看了不会觉得疏离。

场景三：给领导的汇报邮件
模板：“帮我写一封给领导的汇报邮件，内容是 [汇报 XX 项目的进展 / 申请 XX 资源]。我平时跟领导汇报喜欢先给结果，再讲过程，比如‘XX 事已经搞定了，过程中遇到 XX 问题，我们是这么解决的’。语气要简洁，不用太多客套话，但得严谨。常用‘您看是否可行’‘请您指示’。参考我之前的表达：‘王经理，上周安排的市场调研已经完成，主要结论是这两个方向，报告附在后面。下一步想启动小范围测试，您看这周能约个时间过一下吗？’”

实例：汇报项目进度时，生成的邮件可能是：“张总，A 项目目前已经完成 70%，比原计划快了 5 天。不过有个供应商的物料可能晚 2 天到，我们已经联系了备用供应商，不会影响最终交付。这是详细进度表，您看看有没有需要调整的地方。”—— 既符合汇报场景的严谨，又有个人的简洁风格。

用了模板后，如果觉得还差点意思，试试这几个小技巧，能让 AI 写的邮件 “更像你”。

给 AI “划禁区”。直接告诉 AI “不要用哪些词”。比如 “别用‘此致敬礼’‘顺颂时祺’这类结尾，太正式了”“不要说‘鉴于’‘综上所述’，我平时不这么说”。AI 避开这些 “非你风格” 的表达，自然就更贴近你的口吻。

让 AI 先 “试写” 再调整。第一次生成后，挑出不像的地方，直接告诉 AI“刚才那段里‘期待您的回复’太生硬了，我平时会说‘等你消息哦’，重新写一下”。就像教朋友学你的说话方式，多纠正两次，AI 就越来越准。

加入 “个人化元素”。如果你有固定的开场白或结尾，一定要加进去。比如 “我每次给老客户发邮件，开头都会提一句‘上次您说的 XX（比如孩子升学 / 喜欢的球队）怎么样了’”，AI 会把这个细节融入进去，客户看到会觉得 “他真的记得我”，效果比单纯的工作邮件好太多。

最后提醒几个容易踩的坑，避开了能少走很多弯路。

别只给 “宏观要求”。说 “帮我写封亲切点的邮件” 没用，AI 不知道你的 “亲切” 是带表情包还是多用口语词。不如说 “用‘咱’代替‘我们’，结尾加个‘有事儿随时 call 我’”。

别忽略 “沟通阶段”。和客户第一次沟通，跟合作了半年的客户沟通，口吻肯定不一样。指令里必须说清 “这是第几次联系”，比如 “这是给新客户的第一封邮件，要专业但别太严肃”“这是跟合作 3 年的客户发的，随便点没关系”。

别让 AI “自由发挥”。写完后一定要自己扫一遍，重点看有没有 “AI 专属词”—— 比如 “赋能”“抓手”“闭环” 这类词，普通人平时写邮件基本不会用，发现了就删掉，换成自己常用的表达。

其实让 AI 模仿你的口吻写邮件，核心就是 “把 AI 当成刚认识你的助理”—— 你得耐心告诉它 “我是谁”“我怎么说话”“我要干什么”。按今天的模板和方法来，最多试两次，写出的邮件就能让收件人觉得 “这就是你写的”。效率提上去了，风格还没丢，这才是用 AI 的正确打开方式。

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