想让AI模仿你的口吻写邮件?这个prompt指令模板一学就会

2025-03-04| 430 阅读
我发现很多人用 AI 写邮件时都有个头疼问题 —— 写出来的东西总像套模板,完全没有自己的说话味儿。客户收到可能觉得 “这人今天怎么这么官方”,同事看了可能疑惑 “这风格不像他啊”。其实不是 AI 不行,是你给的指令没说到点子上。今天就把我实测有效的 “AI 模仿口吻写邮件” prompt 模板分享出来,照着用,AI 写的邮件能和你亲笔写的几乎没差别。

📌 先搞懂:为什么 AI 写不出你的 “味儿”?


很多人用 AI 写邮件,就丢一句 “帮我写封给客户的跟进邮件”。这就像让厨师做道菜,你只说 “做个菜”,他怎么知道你爱吃辣还是清淡?AI 也一样,它不知道你平时说话是直接还是委婉,习惯用短句还是长句,有没有常用的口头禅。

比如有的人发邮件爱说 “上次咱们聊到的 XX 事”,有的人习惯 “关于此前沟通的 XX 事项”。这些细微的表达习惯,就是 “口吻” 的核心。AI 本身没有 “读心术”,你不告诉它这些,它只能用最安全、最通用的语气来写,自然就没你的特色。

还有个常见误区 —— 只给目标,不给参考。你让 AI 模仿你,至少得让它看看 “原版” 是什么样吧?就像学画画得先看原作,AI 学你的口吻,也需要你的邮件样本当参考。这一点没做到,写出来的邮件肯定 “不像”。

📝 核心:让 AI “吃透” 你口吻的 3 个关键信息


想让 AI 模仿到位,给指令时必须说清三件事。这就像给 AI 画了张 “画像”,它照着画就错不了。

你的身份和沟通对象。同样一句话,对领导说和对下属说,语气能差很远。给 AI 指令时,先明确 “我是 XX 岗位,这封邮件发给谁”。比如 “我是市场部专员,这封邮件发给合作方的对接人,我们平时沟通比较轻松,不算特别正式”。AI 知道了这个前提,会自动调整语气的正式程度。

你的表达习惯细节。这是最关键的部分。你得把自己的 “说话密码” 告诉 AI。比如 “我写邮件喜欢用短句,不爱用太长的修饰词”“我习惯在结尾加一句‘有问题随时喊我’”“提到工作进度时,我会说‘目前推进到 XX 步’而不是‘现阶段已完成至 XX 环节’”。这些细节越具体,AI 模仿得越像。

过往邮件样本(选 1-2 段)。如果有现成的邮件,直接摘一段给 AI 当参考。比如 “你参考我之前写的这段:‘张哥,上周说的活动方案我改好了,重点调了预算部分,你看看有没有需要再改的,随时跟我说’—— 就按这个语气来写”。AI 能从样本里抓出你的用词偏好、句式特点,比你自己描述还准。

✍️ 直接套用:3 类场景的 prompt 模板(附实例)


不同场景的邮件,口吻差别很大。我整理了职场最常用的 3 类场景模板,直接填空就能用,亲测有效。

场景一:给同事的协作邮件
模板:“帮我写一封给同事的邮件,内容是 [告知 XX 工作的进展 / 提醒 XX 任务的截止时间]。我是 [你的岗位],和这位同事平时沟通很熟,说话比较直接,不用太客气。我平时写邮件习惯用‘咱们’‘咱们这边’,结尾常说‘有问题随时聊’。参考我之前的表达:‘李姐,上次说的报表我弄完了,放共享文件夹里了,你看看有没有问题’。注意用短句,别太书面化。”

实例:如果要提醒同事交方案,用这个模板生成的邮件可能是:“王哥,咱们上周说的活动方案,下周三就得交了,你那边进度怎么样?要是有卡住的地方,随时跟我说。”—— 完全是同事间聊天的口吻,一点不生硬。

场景二:给客户的跟进邮件
模板:“帮我写一封给客户的跟进邮件,内容是 [介绍新产品 / 跟进合作意向]。我是 [你的岗位],和这位客户已经对接过 3 次,不算陌生但得保持专业。我说话习惯先聊两句近况,再切入正题,比如‘上次您说对 XX 感兴趣,最近我们刚好……’。常用表达有‘您看是否方便’‘有任何想法都可以告诉我’。参考我之前的邮件片段:‘张总,上次见面您提到关注成本问题,这次的方案我们特意优化了预算部分,附在后面了,您有空看看,有疑问随时联系我’。”

实例:用这个模板跟进合作,AI 可能会写:“刘总,上次咱们聊到的合作模式,我整理了个更详细的方案。知道您平时忙,我把重点标黄了,您先大概看看。要是觉得哪里不合适,或者有新想法,随时跟我说就行。”—— 既有专业度,又有熟悉感,客户看了不会觉得疏离。

场景三:给领导的汇报邮件
模板:“帮我写一封给领导的汇报邮件,内容是 [汇报 XX 项目的进展 / 申请 XX 资源]。我平时跟领导汇报喜欢先给结果,再讲过程,比如‘XX 事已经搞定了,过程中遇到 XX 问题,我们是这么解决的’。语气要简洁,不用太多客套话,但得严谨。常用‘您看是否可行’‘请您指示’。参考我之前的表达:‘王经理,上周安排的市场调研已经完成,主要结论是这两个方向,报告附在后面。下一步想启动小范围测试,您看这周能约个时间过一下吗?’”

实例:汇报项目进度时,生成的邮件可能是:“张总,A 项目目前已经完成 70%,比原计划快了 5 天。不过有个供应商的物料可能晚 2 天到,我们已经联系了备用供应商,不会影响最终交付。这是详细进度表,您看看有没有需要调整的地方。”—— 既符合汇报场景的严谨,又有个人的简洁风格。

🔍 进阶:让口吻更像的 3 个优化技巧


用了模板后,如果觉得还差点意思,试试这几个小技巧,能让 AI 写的邮件 “更像你”。

给 AI “划禁区”。直接告诉 AI “不要用哪些词”。比如 “别用‘此致敬礼’‘顺颂时祺’这类结尾,太正式了”“不要说‘鉴于’‘综上所述’,我平时不这么说”。AI 避开这些 “非你风格” 的表达,自然就更贴近你的口吻。

让 AI 先 “试写” 再调整。第一次生成后,挑出不像的地方,直接告诉 AI“刚才那段里‘期待您的回复’太生硬了,我平时会说‘等你消息哦’,重新写一下”。就像教朋友学你的说话方式,多纠正两次,AI 就越来越准。

加入 “个人化元素”。如果你有固定的开场白或结尾,一定要加进去。比如 “我每次给老客户发邮件,开头都会提一句‘上次您说的 XX(比如孩子升学 / 喜欢的球队)怎么样了’”,AI 会把这个细节融入进去,客户看到会觉得 “他真的记得我”,效果比单纯的工作邮件好太多。

🚨 避坑:这 3 个错误别犯


最后提醒几个容易踩的坑,避开了能少走很多弯路。

别只给 “宏观要求”。说 “帮我写封亲切点的邮件” 没用,AI 不知道你的 “亲切” 是带表情包还是多用口语词。不如说 “用‘咱’代替‘我们’,结尾加个‘有事儿随时 call 我’”。

别忽略 “沟通阶段”。和客户第一次沟通,跟合作了半年的客户沟通,口吻肯定不一样。指令里必须说清 “这是第几次联系”,比如 “这是给新客户的第一封邮件,要专业但别太严肃”“这是跟合作 3 年的客户发的,随便点没关系”。

别让 AI “自由发挥”。写完后一定要自己扫一遍,重点看有没有 “AI 专属词”—— 比如 “赋能”“抓手”“闭环” 这类词,普通人平时写邮件基本不会用,发现了就删掉,换成自己常用的表达。

其实让 AI 模仿你的口吻写邮件,核心就是 “把 AI 当成刚认识你的助理”—— 你得耐心告诉它 “我是谁”“我怎么说话”“我要干什么”。按今天的模板和方法来,最多试两次,写出的邮件就能让收件人觉得 “这就是你写的”。效率提上去了,风格还没丢,这才是用 AI 的正确打开方式。

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